موظفة استقبال

عن طريق الهاتف، موظفة الاستقبال هي أول شخص يدخل معه أي طرف خارجي في علاقة مع شركة. غالبًا ما تعتمد صورة الشركة على استقبالها.

تقوم موظفة الاستقبال بالاتصالات من خلال استخدام لوحة مفاتيح هاتفية أكثر أو أقل تقدمًا وبالتالي أكثر أو أقل تعقيدًا. ترحب بالمتصل وتحدد هويته. عندما تكون في شك، تسأل الشخص الذي تتحدث معه أو تعيد صياغة السؤال المطروح للتحقق من اتساقه.

تقوم بالاتصالات عن طريق البحث عن رقم وضع الشخص على دليل داخلي أو شاشة. لذلك فليس من السهل دائمًا شغل الوظيفة أو إدارتها. في حالة الغياب، تدون موظفة الاستقبال الرسالة التي سيتم إرسالها أو تعيد توجيه اتصالها عبر البريد الصوتي أو الأمانة.

ترد موظفة الاستقبال أيضًا على الاستفسارات الخارجية. عندما لا يتم تسجيل أي رسالة حول هذا الموضوع، فإنها تقدم بنفسها معلومات عن الشركة (ساعات العمل، واستقبال الجمهور، وعنوان الموقع، وما إلى ذلك). بحيث تقوم بشكل عام بتحديث دليل هاتف الشركة بانتظام. وفي حالة حدوث حالات شاذة، يجوز لها أن تطلب الخدمات التقنية المتخصصة.

في الغالب تشتغل بمفردها. بحيث تعمل في غرفة مغلقة مجهزة خصيصًا أو أحيانًا في مكان مفتوح. 

عملها مقيد إلى حد ما ومتكرر اعتمادًا على ما إذا كان لدى الشركة عدد كبير من الموظفين أم لا. لا تتطلب هذه الوظيفة قدرًا كبيرًا من التقنية، ولكنها تتطلب مراقبة دائمة.