مسؤول استقبال

يعتبر مسؤول الاستقبال أول شخص يلتقي به الوافدين على الشركة، بحيث يقوم بتنشيط وتنظيم فضاء الاستقبال والمعلومات. يستقبل ويستمع إلى الزبائن ويجمع طلباتهم ويمدهم بمعلومات ويوجههم.

فدور مسؤول الاستقبال هو الترحيب بالزوار وإعلامهم وتوجيههم، مع  اتباع الإجراءات المعمول بها، بحيث يرافق مسؤول الاستقبال الزوار في طلباتهم ، سواء كانت إدارية أو تجارية ، ولا سيما للحصول على معلومات عامة.

وينظم مسؤول الاستقبال مقابلة مع مستشار أو وكيل إداري يدير مواعيده وذلك بهدف استقبال الطلبات. بالإضافة إلى ذلك،  فهو مسؤول أيضًا عن استقبال المكالمات الهاتفية ويقوم بمهام السكرتارية المختلفة.

قد يتعين على مسؤول الاستقبال تحديد الزائر ومنحه شارة داخل الشركة، كما يمكنه أيضًا توجيه الزوار إلى المسؤول الذي لديهم موعد معه أو توجيههم إلى القسم الذي يبحثون عنه. ويمكنه أن يقدم لهم ملف معلومات حول الشركة.

ويُطلب من مسؤول الاستقبال أحيانًا تحديث العرض أو المعلومات المتاحة للزبناء.

ويمكن أن يتقلد مسؤول الاستقبال منصب مساعد إداري أو منصب مساعد تنفيذي مع تراكم الخبرات.

مسؤول الاستقبال على اتصال دائم مع عملاء المنظمة: لذلك فهو منصب رئيسي يجب أن يشغله مرشح ذو قيمة. إذ يجب أن يعطي دائمًا صورة جيدة على المؤسسة التي يشتغل ضمن طاقمها